为你的活动找到合适的场地

终极指南:为你的活动找到合适的场地

Stuart Harris于2019年11月21日发布

想要找到一个完全符合心意的活动场地可能是一件很困难的事情,尤其是在香港这样室内空间有限的地方。同时香港并不具备适宜户外活动的最佳气候,因此为了保险起见,室内场地(最好附带室外区域)也是一个更好的选择。作为团队建设和培训活动的组织者,我们拥有多年寻找适宜场地的丰富经验,特此和你们分享我们的秘诀,教你如何在香港找到合适的活动场地。

终极指南:为你的活动找到合适的场地

1. 预算评估

在选择场地类型时,预算是你首先需要考虑的事情。如果你的预算很紧张,那就不可避免地要在材料、质量和位置上作出牺牲。可以向政府部门申请一块免费的(户外)区域,或联系非政府组织预定一个基础活动室。反之,如果你有相当多的预算,那么就可以尽情地选择了。专门用来举办特殊活动(如婚礼)的场地,以及大型酒店都可以为你提供所需的一切帮助,从家具设备到餐饮再到服务人员,更可以为你带来安心。

2. 确定你需要的活动室的大小

参与人数可能是第二个要考虑的问题。如果预计会超过50人,你就需要看看那些有大型活动组织经验的场地。就我们的团队建设活动来说,我们建议你选用知名酒店,因为它们准备齐全,具有灵活性,有时甚至可以调整活动室的大小。如果人数低于50,那么商会等组织通常都有出租一些带有基本设备的较小型场所。

活动室的布置也很重要,因为这会影响到你所需要的活动室的最小尺寸。例如,举办鸡尾酒会时你就会用到房间的最大容量,而摆上宴会圆桌就需要两倍的空间。

3. 决定活动的地点

在考虑不同的活动场地时,场地位置和便捷交通也是重要的因素。如果你的位置无关紧要,你可以选择共享办公空间,这类场所遍及香港各处,且拥有配备了基础设备的宽敞房间。如果位置很重要,你可以选择在社区附近的各类酒店、餐厅、酒吧甚至运动俱乐部举办活动。

4. 确定所需设备

其他需要考虑到的因素还有所需设备以及场地所能提供的设备。如果场地有现成的桌子、椅子、餐饮服务、影音设备和其他物料可供使用,可能会帮你省去很多麻烦。

如上所述,酒店及其他大型团体组织(如游乐场或会员俱乐部)拥有丰富的活动经验,并且可以为你提供一切所需,包括会帮你安排好所有事项的工作人员。共享办公空间也是一个不错的选择,它们通常可以提供很好的活动场地和基本物料。但是,它们可能无法提供用于大型演讲的影音设备。

时刻关注快闪活动场地信息是不会错的。例如,可以租用位于中环的香港摩天轮的活动场地来举办诸如企业日、员工日、客户宴会等特别活动——这是一个举办团队建设活动的绝佳场所。休假旺季期间,在“友邦嘉年华”享受私人定制的企业日活动也是一个不错的选择。公司可以邀请员工及其家属免费游玩娱乐设施,共度一个超乎寻常的企业团建日。欢迎随时联系我们获取更多信息,或分别访问官网https://hkow.hk/ 和 https://tgec.asia/来了解。

AIA harbourfront event site

最后,在香港举办活动时,您可能需要记住以下几点注意事项:

应该做的:

  • 如果你雇佣了场地的工作人员来帮忙,记得申请一名持有有效急救培训证书的工作人员。什么情况都有可能发生,尤其是在户外高温环境下,而且如果真发生了什么事情,你肯定也更希望看到人们谈论急救人员的英雄事迹,而不是交流恐慌情绪和焦灼等待救护车。
  • 检查活动的所有必需品——在预定场地之前,还有特别是在活动开始之前。如果你需要移动桌椅、检查休息信号/时间安排、员工餐点等等,请提前大概一个小时到达会场,同时预留出额外的时间用来清理卫生。
  • 当你到达会场时,记得向宴会服务领班及其他主要工作人员作自我介绍,因为他们将会是在这一整天的时间里在整个会场中给你最大助力的人。
  • 不要做的:

  • 在预订场地之前,请确保你收到的照片确实是你将要使用的活动场地的最新照片。如果准备要做演讲或者在墙上投影,那么房间中央的柱子可能会非常的碍事。
  • 试着寻找那些自然光线可以照射到室内的活动场地。尤其是在活动要持续一整天的情况下,如果在地下室里待一整天可能会让人们感到十分疲惫。
  • 在一整天的活动过程中,都请不要把垃圾留给身后的工作人员来清理收拾,尤其是在活动结束后也不要这样做。
  • Stuart Harris

    Team Building Asia 联合创始人、任事股东

    Stuart在酒店娱乐业有着极为广泛的人脉与关系网络,这使得Team Building Asia 能够在团队活动中将传统与创新完美结合,成为香港与亚洲地区声名最为卓著的团队建设企业。


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