employees collaborate together increasing productivity

提高企业生产力

David Simpson于2015年9月27日发布

提高公司生产力一事应该始终作为工作流程中的头等大事。虽然虚拟任务追踪软件和待办事项清单应用程序等等高科技产品看似能够完美地解决问题,但不管在过去还是未来,生产力的关键始终都是你团队中的人、以及他们的合作方式。那么你该如何鼓励人们提高工作效率呢?

提升你的个人工作效率

以身作则从来都是提升工作效率、改变职场习惯的最低成本、最有效的方式。那么就让我们先来看看,您作为一个个体如何才能成为更高效的员工,以及如何将这些策略传达给您的团队:

你的睡眠充足吗?

sleeping marmot company productivity

无论你身处哪个领域,手头有什么样的任务,过去规定的工作时长是几个小时,如果你睡眠不足,你就无法达到最佳工作状态。即使你认为自己属于那少数的1-3%每晚只需5-6小时睡眠的人群,但实际情况很可能是你正在剥夺自己的大脑那2-3小时的额外睡眠时间,而恰好是这些额外睡眠可能会给你带来100%的工作效率。研究表明,如果你在没有闹钟提醒的情况下在正确的时间舒服地醒来,那说明你已经正式实现了最佳睡眠模式。

在无法实际监督的情况下你如何鼓励你的团队保证充足的睡眠?

显然,你无法控制你的员工在业余时间做些什么,但是你可以阻止他们在这段时间工作。

你离开办公室的时间决定了你大部分员工下班时间,因为他们害怕自己被当成“工作不积极的人”,这种实质性的恐惧导致那些给人感觉“辛勤加班的员工”最终获得更高的奖金和更好的工作前景,即使他们通常都是通过在自己的工时单上夸大工作量和加班补偿来显得自己非常努力。

限制电子邮件的使用

设置电子邮件适用时间也能够很好地确保员工不会沦落到起早贪黑地发邮件。大量证据表明,邮件是工作效率中最大的消耗项占据平均工作日28%的时间,因此任何能够减少邮件通讯的措施都将有利于公司运行。请严格地执行这一点。如果有人在规定时间外发送电子邮件,或发送的邮件内容实际上可以通过当面沟通来轻松解决,请你打电话给这些人说明问题。要让他们知道,他们想要表现得很高效的行为造成了团队其他成员的极大负担。

虽然您可以施加某种程度的影响来最大限度地减少团队内部的邮件数量,但您无法阻止外部邮件信息。为了防止时间浪费,您可以给自己设置3-4次的邮件查看次数,之后就关闭标签,这样就能避免受到永无止境的通知干扰。

设置90分钟的工作时段

鼓励你的团队将一天的时间划分为4-5个工作时段,每个时段为90分钟。超过90分钟,人的工作效率就会开始下降。每个工作时段应该确立明确的目标,以实现最高的工作效率。你必须清晰地说明你自己每个工作时段的工作目标,并向团队询问他们在接下来90分钟内的工作计划。以90分钟为单位的工作时段划分不仅比5个小时的连轴转更能令你效率加倍,而且你也可以更加方便地在每天工作结束后记录自己的工作时间。

经常“离开屏幕”休息一下

你还应该鼓励员工在工作时段的间隙短暂地休息一下,可以是在街区周边转转,也可以上个洗手间,或者喝杯茶休息一下。

了解最适合你的员工的工作方式

conversation work productivity

对部分员工来说,90分钟可能太长,也可能太短。你的团队中可能会有些人在早上9点到下午1点之间工作效率最高,于是更愿意在早上花4个小时集中解决一个任务,花一个小时在健身房锻炼,然后在剩下的时间里处理那些较为轻松的待办事项。而有的员工可能会觉得下午才是他们生产力的巅峰时段。

鼓励你的员工,让他们来告诉你最适合他们的工作方式,并试着将其纳入你的周计划。虽然可能发生各种状况,但主动而非被动的工作状态对生产效率的提升至关重要。在接受员工积极主动的工作的同时也要给予他们被动工作的时间,来处理邮件和跟进任务。随机应变是关键。

允许员工在家工作

携程旅行网不久前进行了一项实验,允许部分员工在家工作9个月。实验结束后,他们分析了绩效数据,发现在家办公的员工比在办公室办公的员工工作效率高13.5%。同时,在家办公的员工拥有更高的员工留存率和工作满意度。虽然让员工全职在家工作的形式可能不太适合您的公司业务,但允许员工每周有一两天的时间在家工作,可以大大地提升公司的生产力并提高工作满意度,尤其是对于那些家里有老人或小孩需要照顾的员工来说。

挽回生产效率的损失,取消会议

毫无意义、毫无成效的会议极大地消耗员工的时间和精力。你肯定有过这样的经历,不得不呆坐在一个没有目的和结论的会议上无聊到翻白眼,会后还要推迟下班时间来弥补被会议占用的时间。职业人员每月需要花费31个小时在毫无价值的会议上,相当于4个工作日,浪费在无意义的会议上的资金对于组织来说是一笔天文数字。去年一项名为“Get Up, Stand Up(起来,站起来)”的研究建议人们举行站会。人们往往会将坐会视同于“停工期”而非工作,且会常常走神。站会则因其“令人不适”的优点,可以有效地缩短会议时间,更加简明扼要直截了当。如果你想将自己的坐会安排得更合理,你需要至少花费一个小时来做会议准备,从而提升会议的效率,这点至关重要。

进行团队建设,提高团队生产力

team building productivity

虽然改进个人工作流程能够极大地提高公司的生产力,但它无法保证所有的成员都能够很好地协同合作。团队建设就是培训您的企业员工,帮助他们应对突发状况,同时改进当前的工作流程。

团队建设活动中最为关键的要点是,活动以一种协调的方式开放并疏通团队的沟通渠道。良好的沟通是优秀的团队合作和生产力的关键。

会议如此漫长并最终徒劳无益的部分原因是成员们没有真正做到互相倾听,或是不知道该如何表达和解释自己的想法。有效倾听是所有团队建设活动的核心。团建活动还为团队提供了一个办公室以外的互动环境,使员工可以进一步了解彼此的个性、优点和缺点。

生产力来源于团队动力

最重要的是,作为一名领导者,你必须激励你的团队,让他们自发地渴望提高自己的工作效率。如果你的团队成员并不喜欢自己的工作,或是没有为之努力的目标,那么就算投入再多的新流程新技术也是收效甚微。而一旦员工的斗志被激发,他们自然而然就会产生更高的生产力。

David Simpson

亚洲 Team Building Asia公司联合创始人、培训产品线总监

David总能通过体验性的、高交互性与趣味性的研讨会来激发客户员工的最大潜能,帮助客户实现目标。


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